Isännöintipalvelujen ostajan opas

Isännöintipalvelujen ostajan opas on koottu, jotta olisi selkeää mitä ostoprosessissa on tärkeää huomioida ja jotta kilpailutuksessa saatavat tarjoukset ovat varmasti vertailukelpoisia ja niiden sisältö juuri oikea edustamallesi taloyhtiölle. Olemme koonneet oppaan, joka antaa pohdittavaa taloyhtiöiden hallituksille ja tarjoaa selkeitä ohjeita siihen, mitä isännöintipalvelujen kilpailutuksessa kannattaa ottaa huomioon.

1. Mitä kuuluu isännöintiin?

Asunto-osakeyhtiölain mukaan isännöitsijä vastaa kiinteistön ja rakennusten pidosta sekä hoitaa yhtiön muuta päivittäistä hallintoa hallituksen ohjeiden mukaisesti. Isännöitsijän tehtäviin kuuluu yhtiön kirjanpidon lainmukaisuus ja varainhoidon luotettava järjestäminen. Taloyhtiön hallitus ja isännöintiyritys voivat sopia myös muista tarvittavista lisäpalveluista.

2. Miksi vaihtaa nykyinen isännöitsijä?

Ennen isännöitsijän vaihtamista on hyvä pohtia syitä ja perustella ne osakkeenomistajille. Syitä voivat olla:

• Korkea hinta
• Riittämätön palvelukyky ja resurssit
• Puutteelliset sähköiset järjestelmät
• Muuttuneet isännöintitarpeet
• Tulevat vaativat hankkeet, joihin nykyisellä toimistolla ei ole riittävää osaamista

Kun nämä syyt ovat tiedossa, on helpompi löytää tarpeisiin sopivampia isännöintiyrityksiä. Esivalinnan jälkeen maksimissaan viisi ehdokasta riittää. Laatukriteereitä valintaan voivat olla:

• Isännöintitoimiston omistuspohja
• ISA-auktorisointi
• Vastuullisuus ja läpinäkyvyys
• Sitoutuminen eettisiin ohjeisiin
• Vakavaraisuus ja kokemus
• Erityisosaaminen, kuten tekniset asiantuntijapalvelut
• Referenssit

3. Tarjouspyynnön sisältö ja liitteet

Tarjouspyynnön tulisi sisältää seuraavat tiedot ja liitteet:

1. Taloyhtiön nimi, osoite ja yhteyshenkilön tiedot
2. Tarjouksen jättöpäivä ja aloituspäivä (huomioiden irtisanomisaika)
3. Lyhyt kuvaus yhtiöstä ja tulevista korjaushankkeista
4. Kuvaus isännöintipalvelun tarpeesta
   • Pienet yhtiöt voivat tarvita vain taloushallintopalvelut, suuremmat kattavat palvelut
5. Tarvittavat dokumentit: viimeisin tilinpäätös, yhtiöjärjestys, kunnossapitosuunnitelma ja tieto autopaikkojen tai saunavuorojen hallinnointitarpeesta

4. Tarjousten vertailu ja neuvottelut

Varatkaa aikaa tarjousten vertailuun parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi. Huomioikaa hinnoittelun lisäksi isännöintiyrityksen toiminta ja laatukriteerit. Pyytäkää liitteeksi myös isännöitsijäehdokkaan CV. Käsitelkää tarjoukset hallituksen kokouksessa ja valitkaa jatkoon pääsevät yritykset. Käykää tarjous läpi yhdessä isännöintiyrityksen kanssa ja osallistakaa tarjottu isännöitsijäehdokas neuvotteluihin.

Päätös isännöintiyrityksen valinnasta tehdään hallituksen kokouksessa ja kirjataan pöytäkirjaan. Nykyisen isännöitsijän irtisanominen tulee tehdä kirjallisesti ja vahvistaa esimerkiksi sähköpostitse.

5. Sopimuksen allekirjoittaminen

Ennen sopimuksen allekirjoittamista hallituksen tulee varmistaa isännöintiyrityksen tilaajavastuulain velvoitteiden täyttyminen. Luotettava kumppani -raportti tarjoaa tarkemmat tiedot ja sen voi pyytää valitulta isännöintiyritykseltä.

Mikäli taloyhtiössänne on pohdittu isännöitsijän vaihtoa tai olette kiinnostuneita kuulemaan, miten me Lämmöllä olemme toteuttaneet isännöintipalvelut, voitte olla suoraan yhteydessä myyntipäällikköömme Sariin. Voit halutessasi jättää yhteydenottopyynnön alta löytyvällä lomakkeella niin olemme sinuun pikimmiten yhteydessä.